A l’ère du digital, nous sommes tous à la recherche d’outils afin d’optimiser notre manière de travailler. La crise du COVID-19 nous aura fait comprendre qu’il est indispensable pour toutes les organisations de se munir d’outils de collaboration fiables afin de faciliter la vie des collaborateurs et le télétravail quand il est nécessaire.
Mais que choisir parmi le large panel d’outils qui existent sur le marché ? Nous allons vous guider et vous indiquer les critères à prendre en compte lors de votre sélection.
Améliorer la communication entre les collaborateurs
Le but étant d’améliorer la cohésion des équipes, il s’agit de trouver un outil qui propose des interactions de qualité. Que ce soit par le biais d’une messagerie instantanée ou d’outils de gestion des tâches, les plateformes permettent une amélioration de l’intelligence collective des projets.
Nettoyer les boîtes mails
Recevoir trop d’e-mails peut parfois nous rendre désorganisé. En conséquent, partager des fichiers, gérer les agendas et les tâches en ligne ainsi que discuter sur une messagerie instantannée plutôt que de faire tout cela par e-mail permet d’être plus réactif et de ne pas se perdre dans la masse de mails.
Réduire les réunions en présentiel
On entend souvent les équipes se plaindre que les réunions leur font perdre du temps. Grâce au documents partagés et à la possibilité de les modifier en ligne ou encore grâce aux réunions en visioconférence, vous diminuez le temps passé en réunion physique. Les outils de travail à distance favorisent donc le développement du télétravail de manière efficace.
Améliorer la transparence
Fini de produire de manière isolée, la relecture ou la modification en ligne en temps réel apporte une vraie transparence dans la gestion des projets. Une solution qui propose de rendre visible les mises à jour et aide les équipes à connaître l’état du projet et à se positionner dans leurs tâches respectives.
Garder le contrôle des données
Il est important lors de la sélection de l’outil, de bien s’assurer que nous serons en mesure de garder le contrôle des données. Entre les partages de fichiers, le chat, etc, de nombreuses informations confidentielles circulent. Afin de ne pas perdre le contrôle de celles-ci, il paraît judicieux de stocker soit même les données. Le but étant de maîtriser pleinement les accès et la sécurité.
En effet, le partage des savoirs et la collaboration passent par la mise en place d’outils collaboratifs sûrs. Chez Scopen, nous travaillons avec Nextcloud, un logiciel libre proposant une multitude de services de stockage, de partages de fichiers et d’applications accessibles en ligne depuis n’importe quel navigateur web. Grâce à Nextcloud vous pouvez partager, collaborer et communiquer où que vous soyez en toute sécurité !
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